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Miguel Monroy López Escrito por Miguel Monroy López • junio 20, 2019

Por que tu CRM no te da resultados confiables y como solucionarlo

 Lectura de 7.1 a 8 minutos

Primero, hay algo que debe decirse: Una empresa impulsada por datos no solo los utiliza a su favor, sino que también alimenta de datos al sistema para su favor. Esto cobra más relevancia si estás pensando en cómo puedes utilizar correctamente la información generada dentro de tu estrategia de aceleración de ventas.

Si no sabes qué es un CRM, muy probablemente este artículo no es para ti. Por otro lado si ya estás utilizando un CRM en tu empresa o ya sabes qué es y estás a nada de integrarlo en tu proceso comercial ¡Este artículo te interesará!

“Mi empresa es impulsada por datos

(Data-Driven)” ...

¿Ah sí? ¿Realmente lo es?

¿Sabías que en ligas como la NBA y la NFL se utiliza el Software para analizar el rendimiento de los jugadores, simular jugadas y hasta predecir resultados contra otros equipos? Estos softwares son alimentados manualmente con datos. Si son bien alimentados inclusive les permitirá detectar debilitamientos físicos, modelar estrategias y prepararse para distintos escenarios. Las ventas no son tan distintas. Si estás utilizando un CRM actualmente, y sientes que no te está generando valor, este artículo te interesará.

Primero, hay algo que debe decirse: Una empresa impulsada por datos no solo los utiliza a su favor, sino que también alimenta de datos al sistema para su favor.

CRM's información fiable para ventas 

¿Qué problema resolverás al leer este artículo?

¿Tus ventas no van de acuerdo a tu objetivo? ¿Necesitas trazar de mejor forma los resultados de tu equipo? ¿Ya utilizas un CRM pero no te está agregando valor? Si alguno de estos problemas te suena ¡Descuida! No estás solo. Hemos escrito este artículo para ti y podrás conocer:

  1. Causas de que un CRM’s no te de predicciones efectivas (¿Te ayuda lo suficiente?)
  2. Beneficios de usar la inteligencia artificial que ya integra tu CRM (¿Por qué comprometerte)
  3. ¿Cómo hacer que tu equipo de ventas utilice eficientemente un CRM?

 

Empecemos por lo básico: ¿Por qué empezamos a usar un CRM en primer punto? 

¿Por qué usar un CRM?

Hoy en día, la razón por la cuál usamos un CRM dentro de la empresa, entre otras cosas se puede atribuir a esto:

  1. Nos permite administrar nuestros prospectos
  2. Le da control al Gerente de Ventas sobre su equipo y la productividad
  3. Da información concisa sobre el desempeño de ventas
  4. Digiere información y puede recrear modelos y su movimiento (como el Funnel de ventas)
  5. Permite tomar decisiones relevantes para la empresa con base en datos duros y predicciones

 

Los CRM’s (como HubSpot y Salesforce) utilizan inteligencia artificial para:

  • predecir resultados de venta
  • permitir la toma de decisiones, y
  • permitir armar presupuestos y expectativas en tus estados financieros
  • Darte tendencias que te ayuden a generar más y mejores prospectos

 ¿Quieres implementar un CRM funcional en tu empresa ya que el tuyo no te agrega valor actualmente? ¡Te recomendamos revisar HubSpot! Te dejamos una guía sobre cómo puedes implementarlo en tu empresa para empezar a generar valor. HubSpot tiene una versión gratuita de su CRM que estamos seguros te abrirá las puertas a administrar mejor tus prospectos y generar mayor número de ventas ¿Quieres descubrir cómo puedes implementarlo? ¡Descarga sin costo nuestra guía de implementación!

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Recordemos que la inteligencia artificial de estos modelos se basa en el aprendizaje de maquinas (machine learning) para predecir y dar resultados probables sobre tu equipo de ventas, y que esta técnica a su vez, se construye con base en información que le das para determinar un mejor modelo. Por ende: a más información, más fiabilidad.

Es importante saber la técnica detrás de las predicciones y probabilidades que determina nuestro sistema para estar conscientes de que, si no lo usamos adecuadamente, no servirá de nada. Pero… ¿Realmente puedes confiar en estas predicciones y la información accionable que dan?

No. O al menos no si tu equipo de ventas no esta listo para aceptar el cambio.

Los CRM’s no funcionan para predecir: Bueno, no exactamente.

CRM Funciona para ventas

Ningún CRM va a funcionar si no es alimentado con información del equipo de ventas. En resumen: El sistema es tan bueno como sus usuarios. Así que ataquemos el primer punto:

¿Cuáles son las causas de que un CRM no te de predicciones efectivas? 

¿Qué detiene a los CRM’s de dar predicciones que le interesan a Dirección y la planeación Financiera? Varios puntos que se traducen al poco involucramiento de la fuerza de venta con los sistemas. Incorporamos algunos de los puntos más relevantes (Suh, 2019) que aquejan a personas queriendo implementar o que ya usan un CRM:

  1. No dar información relevante sobre un mal Deal por temor a sus métricas:
  2. ¿Qué causa? Inflación de las predicciones
  3. Hojas de cálculo personales del equipo de Ventas
  4. ¿Qué causa? Información desactualizada, malas predicciones, métricas incompletas
  5. Se aferran a “la esperanza”:
  6. ¿Qué causa? Detenimiento en otras partes del proceso, métricas “burbuja”
  7. Fuerza de ventas no confiada para ser transparente con sus resultados:
  8. ¿Qué causa? Este es un problema que pudiera ser más de fondo, pero te puede causar información no fiable, toma de decisiones equivocada y definición de cuotas de venta irreales

 

¿Cómo los directivos tratan de solucionar esto?

Harvard Business Review aclara en una de sus publicaciones lo que empíricamente podemos suponer:

  • A través de un recorte directo a las métricas: Recayendo sobre “experiencia” o “intuición” que suele ser más real, pero no atacan el problema de fondo y tampoco dan métricas claras, tácticas como esta desvirtúan todo el esfuerzo que supone un algoritmo bien alimentado de información.
  • Empujando a que las personas usen y alimenten el software: Sí, esta aporta más relevancia, y finalmente integra al equipo de mejor manera. El punto importante es: ¿Cómo logras hacerlo de la mejor manera?

"¿Inteligencia artificial para ventas?... ¿Por qué?"

CRM e inteligencia artificial

La pregunta que debería hacerse tu empresa no es “por qué” sino “¿cómo lo hago?” en virtud de no llegar tarde al juego. Ya que esto último podría suponer la pérdida de mercado para tu empresa.

La inteligencia artificial es la cuarta revolución industrial

La cuarta revolución industrial ya está aquí y el epicentro será mejorar cómo vendes y tratas al cliente (Schwab, 2016). Como con cada revolución industrial, empresas morirán y otras nacerán. Así que la pregunta pendiente es: ¿Cómo defino un plan de acción para ventas que contemple Inteligencia artificial acorde a mi empresa?

 inteligencia artificial ventas

La realidad es que el definir un plan de acción de ventas recaerá de manera muy importante en tu capacidad financiera y tu equipo de ventas, pero eso sí, la mejor manera de hacerlo es con un CRM que vuelva más fácil la tarea de alimentar con datos un sistema ¿Por qué?

  • Permite visualizar acciones
  • Da insights relevantes para la toma de decisiones de ventas
  • Permite ver dónde se está atorando el proceso de ventas
  • Te permitirá controlar el proceso y su rendimiento

¿Cómo hago que mi equipo utilice el CRM?

 cómo hacer que tu equipo use el CRM

No todas las empresas funcionan igual, es cierto. Pero después de usar el CRM de HubSpot por más de 2 años, de instruirnos en Inbound Sales y varía documentación en temas de ventas, hemos visto una conclusión que también podemos empatar con algunos artículos directo de Harvard Business Review (Steenburgh & Ahearne, 2012). Así que lee las siguientes recomendaciones:

1. Deja que la presión social natural haga efecto en tu equipo de ventas

Como líder de ventas, nunca debes infravalorar la presión social que puede ocasionar el tener métricas por debajo del promedio. Ahora, si bien no se trata de poner a tu equipo de ventas en un ambiente laboral inadecuado ¡Al contrario! Debe de existir un ambiente de compañerismo y de probar que eres digno de tus recompensas.

Desde llamadas realizadas menor al promedio o una tasa de cierres inferior… inclusive días para el cierre. Estas métricas causarán presión social que finalmente debes analizar en conjunto. No se trata de causarla, pues esta ya está inherente a la naturaleza humana, se trata de aceptar y saber que existe y cómo esta parte natural de la psicología humana puede impactar en tus resultados.

1.1 Objeciones que puedes encontrarte en tu equipo:

  • “No es que no lo cumpla, es que no alimento al sistema”: Bueno… si quieres compensaciones ¡Tienes que hacerlo sí o sí! Es la única manera de probarle al sistema que eres productivo. No importa si hiciste mil llamadas, si solo registraste una, solo se contará una.
  • “No sé usarlo”: Bueno, una falta de conocimiento no exhume de responsabilidad al equipo ante una nueva política empresarial. Así que esto no podrá ser usado como excusa, aunque sí es indispensable que te centres en capacitar y brindar de las herramientas necesarias a tu equipo a la hora de incorporarlo.
  • “Yo llevo mi propio registro… tengo más control sobre este”: Precisamente se trata de evitar esto: registros propios que generen información concentrada en una persona. Esto se traduce a las métricas infladas. Si solo ponen aquellas métricas buenas, a la larga es peor para todos y en especial: peor para el vendedor, ya que tendrá cuotas de ventas y predicciones que no logrará cumplir por tener tasas infladas. Si te interesa tu equipo, te interesará cuidar esta parte.

2. Director general y director de ventas: Se el primer interesado en utilizar herramientas basadas en datos

Plantea con el ejemplo el usar los datos, la inteligencia artificial y las métricas a tu favor

  1. Si tú lo utilizas y basas tu medición de productividad en la herramienta, el equipo estará más incentivado a usarlo.
  2. Si tú muestras reportes sacados del sistema el equipo verá tangiblemente que el sistema es fiable y que estás tomando decisiones con base en él.
  3. Si tú defines compensaciones, bonos y penalizaciones con base en el CRM ¡Tu equipo de ventas se sentirá más obligado a usarlo!
  4. Si tú comparas las métricas clave entre tu equipo de ventas: Podrás incentivar y motivar a que lo usen mejor y registren todo.

 

Estos son solo algunos motivos por los cuáles debes:

  • Usar un CRM que incorpore inteligencia artificial, y
  • Incentivar y motivar a tu equipo para que lo use

¿Interesado en implementar un CRM funcional en tu empresa?

Si realmente estás preocupado por: el bienestar de tus colaboradores, la productividad de tu equipo de ventas y el crecimiento de tu empresa basándote en datos reales ¡Es momento de empezar a usar un CRM pero es también momento de empezar a usarlo bien! Por eso te invitamos a empezar a usar el CRM gratuito de HubSpot. El cuál te dará insights accionables que podrás empezar a utilizar con nuestra sencilla guía de implementación:

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Bibliografía:

Schwab, K. (14 de enero de 2016). The Fourth Industrial Revolution: what it means, how to respond. Obtenido de World Economic Forum: https://www.weforum.org/agenda/2016/01/the-fourth-industrial-revolution-what-it-means-and-how-to-respond/

Steenburgh, T., & Ahearne, M. (julio-agosto de 2012). Motivating Salespeople: What Really Works. Obtenido de Harvard Business Review: https://hbr.org/2012/07/motivating-salespeople-what-really-works

Suh, B. (19 de marzo de 2019). Sales Teams Aren’t Great at Forecasting. Here’s How to Fix That. Obtenido de Harvard Business Review: https://hbr.org/2019/03/sales-teams-arent-great-at-forecasting-heres-how-to-fix-that