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Javier García Escrito por Javier García • noviembre 30, 2016

Cómo logramos más resultados con menos recursos en nuestra agencia

Impactum comenzó a trabajar en septiembre de 2016 con la plataforma de Hubspot. Fuimos de las primeras agencias en bajío en utilizarla y la primera de nuestra ciudad inicial. Entramos al proceso de on-boarding para agencias, dicho proceso estaba programado para completarse en tres meses con ciertos entregables. En Impactum logramos completar esto en la mitad de tiempo y con 3x más de los entregables que nos pedían. Esto lo logramos comenzando con un equipo de 3 personas, sin descuidar las cuentas de nuestros clientes.

Te contaremos lo que en su momento, logró que tuviéramos estos resultados, y que hoy por hoy, nos da el éxito en nuestras cuentas:

 

1. El equipo y su perfil

El equipo es una parte fundamental en la eficiencia y calidad de una agencia.  Para nosotros es lo más importante, además de que somos una empresa muy joven (promedio de edad es de 25 años) nos tomamos nuestro tiempo a la hora de contratar ya que buscamos un perfil muy específico: buscamos emprendedores y expertos.

Los emprendedores tienen la cualidad de ser determinados, auto-administrados y autodidactas y esto se traduce directamente en resultados para nuestra agencia y para nuestros clientes. Además de que el hecho de que sean autodidactas y determinados significa que cuando se topen con algún problema que no sepan resolver en ese momento, buscarán la forma de cómo resolverlo. Aprenderán lo que sea necesario para lograrlo sin necesidad de un manager o un jefe. Esto sobra decir nos ha ahorrado mucho tiempo en gestión de personal, en capacitación y en solución de problemas.

En Impactum nos enorgullece decir que todos cumplimos con este perfil de emprendedores incluso con los que no son cofundadores. 

más resultados con menos recursos 

2. El proceso definido

Actualmente los procesos son una parte fundamental del día a día en la agencia y son en parte el gran diferenciador de nuestro trabajo. Contar con procesos bien definidos te permite crear trabajo de excelente calidad consistentemente, en tiempo y ser consciente de áreas de mejora.

Lo mejor es que adecuamos los procesos para aprovechar la creatividad de nuestro perfil emprendedor. Sin descuidar la calidad de las estrategias ¡Sí! Es posible, somos la prueba.

En nuestro caso, la implementación de esta forma de trabajo nos permitió, en primer lugar, definir los pasos necesarios para llevar a cabo cada trabajo. A la vez que nunca se olvidan detalles y poder revisar errores comunes que estábamos cometiendo para hacer mejoras en el mismo proceso. Para que esto sea efectivo se necesita mucha disciplina y compromiso en la utilización de estos procesos, pero una vez adoptados los beneficios son muy buenos en términos de calidad en el trabajo, eficiencia y mejora continua.

 

3. Automatizar lo repetitivo

Algo en lo que nos centramos desde un inicio es volvernos más eficientes que los demás ¿De qué manera podríamos atender a más personas con menos recursos? y encontramos la respuesta en la automatización. Hay que automatizar todo lo que se pueda automatizar y que no reste valor a los clientes, para esto hacemos uso de diversas herramientas como Google Drive, HubSpot, Databox y Zapier (entre muchas otras).

Automatizar lo repetitivo te podría permitir ahorrar recursos y generar más y mejores clientes si lo sabes incorporar. Su proceso pasa por varios procesos.

El proceso que más significativo se ha vuelto en este sentido son los reportes, en nuestro caso todos los reportes lo hacemos en Spreadsheets de Google y esto tiene la ventaja de contar con API que nos permite hacer una serie de integraciones con los servicios que usamos, de manera que le tome a nuestro programador 10 horas aproximadamente hacer una integración para un reporte pero una única vez por herramienta, ahorrándonos valiosas horas en reportes semanales y mensuales. Esta es solo una de las herramientas que nos permite generar estrategias de venta que funcionan.

Gracias a este enfoque, todos en el equipo nos hemos vuelto muy hábiles a la hora de plasmar información e interpretarla, sabemos de donde sacarla y cómo hacer que se introduzca sola. Siempre buscamos formas de hacerlo más rápido y fácil. Al cliente se traduce en reportes actualizados con mayor frecuencia, datos más exactos y más tiempo en la consultoría que en la preparación de reportes.

automatización 

4. Agilizar las partes que detengan el flujo del proceso

 

Al desarrollar el proceso que llevamos a cabo al atender a cada cliente nos dimos cuenta de ciertos pasos que detienen otras partes del proceso y eso nos costaba valiosos días en tiempos de entrega por lo que decidimos sacar esos cuellos de botella del proceso y buscar la manera de darles la vuelta.

Seguimos la idea de que si algo va a detener el proceso hay que llegar a ese paso lo más pronto posible para que empiece pronto, por ejemplo: cuando hacemos un plan de contenido para un cliente, esto requiere una sesión creativa, trabajo de copywriting y creación de contenido. Generalmente la parte que toma más tiempo es la creación de contenido, por esto en la empresa cuando tenemos un nuevo plan de contenido todo el equipo se concentra en sacar la sesión creativa y el copy lo más rápido posible para que el diseñador pueda empezar lo más pronto posible. Ojo, esto no significa hacer las cosas a la rápida o de baja calidad, significa dejar de hacer otro tipo de cosas que no van a detener el proceso y darle prioridad a ese trabajo en específico.

En Impactum a veces nos tomamos esto muy en serio, si tenemos mucho trabajo de clientes pero nos comprometimos a sacar una pieza de contenido para nosotros y no hemos tenido tiempo, muchas veces venimos el sábado y nos dedicamos completamente a sacar este contenido de manera que no afecte con el trabajo de los clientes que realizamos en la semana. En una ocasión logramos sacar más de 6 piezas de contenido en un solo sábado con todo el equipo trabajando intensamente en ideas, redacción, diseño, landing page, programación, etc…

 

Estos son 4 consejos que esperamos ayuden a otras agencias tanto como a nosotros nos han ayudado, son estrategias que pueden parecer sencillas pero en nuestro caso forman parte de nuestros valores, y esto ha determinado el éxito y nuestros diferenciadores ya que se traducen directamente en mejor calidad de trabajo, tiempos de entrega más cortos, mejor atención para nuestros clientes y efectividad en las campañas.

 

CONOCE TUS PUNTOS A MEJORAR

El primer paso para mejorar tu estrategia comercial, es conocer qué te impide obtener mejores resultados. Es por eso que hemos hecho un diagnóstico.

Nuestro diagnóstico es bastante sencillo ¡De hecho lo puedes hacer en menos de 5 minutos! Y aunque puede ser sencillo, es poderoso para detectar áreas de oportunidad. Te recomendamos mucho hacerlo y determinar si alguno de los 4 puntos que nos hace fuertes a nosotros, los puedes aplicar en tu empresa.

¡Adelante! Lo único que tienes que hacer es dar click en la siguiente imagen:

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